Firmar contratos online se ha vuelto muy popular durante los últimos años. A medida que la tecnología se perfecciona, cada vez hay más documentos que circulan exclusivamente de manera digital. Eso significa un ahorro enorme, tanto en papel como en traslados; ya no es necesario ir a un banco o a un estudio de abogados para completar cualquier gestión burocrática. Sin embargo, esta innovación también trae nuevos desafíos.

Todavía estamos acostumbrándonos a firmar documentos vinculantes online. Hay algo en lo digital que se siente menos tangible y más falible que lo físico. Esto no tiene por qué ser así, por supuesto. Si tomamos las precauciones adecuadas, una firma digital es igual de válida que una en papel, con el añadido de que es más rápida y sencilla de gestionar. Por eso, para que puedas aprovechar las ventajas de esta tecnología, en este artículo daremos todos los detalles necesarios para firmar un contrato online de manera segura.

¿Qué es un contrato electrónico o digital?

Se le llama contrato electrónico —a veces e-contract o contrato digital— a cualquier contrato que sea creado y firmado de manera digital. Esto significa que no existe una versión física o en papel: toda la transacción se da exclusivamente por medios informáticos. Sin embargo, tiene el mismo valor legal y vinculante que un contrato físico.

Existen de muchos tipos. Algunos, por ejemplo, le exigen al signatario que dibuje una firma con el ratón; otros piden que complete su nombre en un espacio en blanco; otros se contentan con tildar la casilla que dice “Acepto”. Todos estos métodos son seguros, si se usan adecuadamente. Lo importante, como siempre, es leer los términos del contrato y revisar que todos los requisitos legales estén garantizados.

¿Qué es una firma electrónica o digital?

Una firma electrónica es el equivalente digital de la firma en tinta de toda la vida. Sin embargo, que tenga el mismo valor no significa que sea idéntica. Cuando firmamos en papel, intentamos trazar todas las veces el mismo dibujo. Todas nuestras firmas físicas son más o menos parecidas. La firma electrónica, en cambio, no es siempre igual, dado que depende, como discutimos más arriba, del tipo de contrato. A veces son dibujos, con el ratón o una pluma electrónica, y a veces son solo espacios en blanco a rellenar con nuestros nombres. También existen versiones más complejas, que requieren autenticaciones con datos personales, o incluso certificaciones biométricas que incluyen fotos y videos.

Firmas electrónicas en España

En España, como en el resto de Europa, las firmas electrónicas están reguladas por el reglamento elDAS (siglas de electronic IDentification, Authentication and trust Services, ‘servicios de identificación, autenticación y confianza electrónica’). Esta normativa fue aprobada por el Parlamento Europeo en 2014.

El elDAS regula los distintos tipos de firmas electrónicas con validez legal dentro de la Unión Europea. A su vez, también establece cuáles son los contratos que pueden firmarse exclusivamente de manera digital. En general, se trata de contratos particulares de bajo riesgo; los testamentos, las adopciones, las cancelaciones de los beneficios de salud y las citaciones judiciales, por ejemplo, deben hacerse obligatoriamente en papel.

Tipos de firmas electrónicas

El reglamento elDAS establece tres tipos básicos de firmas digitales, de acuerdo a su complejidad y sus sistemas de seguridad. Suelen utilizarse para contratos de distinto tipo; las firmas más elementales se usan para contratos sencillos entre privados, como los acuerdos de privacidad, y las más complejas para documentos de alto valor vinculante.

Los tres tipos son:

  • Firma electrónica estándar (o SES, por sus siglas en inglés). Es el tipo más básico contemplado por la ley. En general, el signatario no tiene que hacer más que tipear su nombre o dibujar su firma con el ratón. Se utiliza sobre todo para transacciones muy elementales.
  • Firma electrónica avanzada (o AES, por sus siglas en inglés). La firma avanzada es más segura y más compleja que la estándar. En este caso, en general hablamos de una firma única e intransferible, generalmente dibujada. Suele hacerse a través de un sistema que impide la modificación posterior del documento.
  • Firma electrónica cualificada (o QES, por sus siglas en inglés). Este es el tipo de firma más seguro contemplado por la ley. Para completarla satisfactoriamente, debe intervenir un dispositivo seguro de creación de firmas. Además, la firma se debe basar en un certificado cualificado de firma electrónica, que vincula la firma con la información personal del signatario, emitido por un proveedor de servicios cualificado. Los proveedores tienen distintos modos de autenticación, pero muchas veces estos incluyen datos biométricos, obtenidos a través de fotos o videos.

Documentos aptos para firmas electrónicas

No todos los documentos pueden circular exclusivamente de forma digital. Este tipo de transacción se reserva para contratos de bajo riesgo; la mayoría de los documentos importantes siguen requiriendo una contraparte física en papel. La firma electrónica se reserva principalmente para:

  • Acuerdos de consumidores.
  • Acuerdos de licencias.
  • Documentos de Recursos Humanos.
  • Transferencias de propiedad.
  • Avisos de privacidad.
  • Acuerdos de alquiler comercial.

Últimas consideraciones sobre la firma de contratos online

Gran parte de los contratos electrónicos circulan en forma de PDFs. Esto se debe a que los archivos de ese formato son difíciles de modificar, por lo que tienen un valor similar al papel. En muchos casos, los contratos son PDFs protegidos por contraseña, para asegurarse de que solo sean firmados por el signatario correspondiente. Quizás la forma más sencilla de añadirle contraseñas a tus PDFs sea usando la función online de la página de Adobe, que es gratuita y fácil de usar. De esta forma, ninguna persona podrá ni siquiera abrir el contrato sin contar con la contraseña correspondiente.

Con este último detalle, ya tienes todo lo que necesitas saber sobre la firma de contratos online. Con estos principios, podrás aproximarte a esos documentos de manera segura, cosa que hará más sencilla tus transacciones online.

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Este artículo ha sido redactado y/o validado por el equipo de redacción de Revista Rambla.

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