5 claves de las comunicaciones para el teletrabajo

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El teletrabajo ha llegado para quedarse. Esta es una de las frases más escuchadas últimamente cuando nos referimos a esa nueva normalidad en el ámbito profesional y llama la atención si tenemos en cuenta que las personas que normalmente trabajaban a distancia en España el año pasado no llegaban al cinco por ciento según el Instituto Nacional de Estadística.

En lo que al ámbito de las relaciones laborales se refiere, el año 2020 pasará a la historia como el año en el que, por causa de la pandemia del COVID-19 y la declaración del estado de alarma, la mayoría de las empresas del país, aquellas que por las características de su negocio podían hacerlo, tuvieron que ingeniárselas para seguir ejerciendo su actividad con trabajadores que no podían salir de casa.

Podemos encontrar un ejemplo claro en empresas que ofrecen soluciones de teletrabajo como Fonvirtual.com la cual nos indica que: “A partir de la declaración del estado de alarma, recibimos una avalancha de peticiones de empresas de distintos sectores y tamaños buscando soluciones fácilmente implementables para que sus trabajadores pudieran seguir comunicándose entre ellos y con los clientes de manera segura y profesional. Afortunadamente teníamos las mejores herramientas de comunicaciones cloud para empresas basadas en tecnología WebRTC.”

Es evidente que las circunstancias que rodearon esta situación no eran las ideales para que un experimento de tal magnitud tuviera éxito por la falta de planificación, por lo sorpresivo de la medida, por el estrés inherente a una situación tan caótica y por muchas otras circunstancias como el hecho de que muchos trabajadores se vieran obligados a compartir su improvisado despacho, la mesa del salón, con sus hijos que tele-estudiaban al lado.

Lo cierto es que tras no pocas dificultades, cada cual encontró la manera de seguir adelante hasta el punto en que esas empresas que se habían visto obligadas a implementar el teletrabajo a marchas forzadas, sin haberlo previsto y con gran preocupación inicial, empiezan a darse cuenta de que con un cambio de mentalidad y con las herramientas adecuadas, esta modalidad de trabajo a distancia tiene sus ventajas para la empresa y para los trabajadores sin perder de vista que en el peor de los casos, podríamos vernos abocados a otro confinamiento en cualquier momento así que mejor que esta vez nos encuentre preparados.

Para que el teletrabajo sea un éxito de verdad, hay que tener en cuenta aspectos de diversa naturaleza como los legislativos, psicológicos, de seguridad, etc. Pero si hay algo que define el teletrabajo es que los empleados están separados de los clientes, de los proveedores y entre sí y para paliar este distanciamiento necesitan herramientas de comunicaciones mucho más potentes adaptadas a esa nueva realidad.

Veamos pues cuales son las claves de las comunicaciones para el teletrabajo

Es necesario disponer de herramientas en la nube que nos permitan gestionar las comunicaciones, las llamadas de voz, las comunicaciones por vídeo y otros canales de comunicación como por ejemplo el whatsapp corporativo, en cualquier lugar y con cualquier dispositivo sin necesitar dispositivos especiales ni instalaciones.

Hablamos de la nube de verdad, la que no necesita de aparatos específicos como centralitas, teléfonos Ip o routers especiales. En estas últimas semanas, muchas empresas se han llevado la desagradable sorpresa de que su centralita IP, la que les vendieron como una herramienta moderna y en la nube, solo funciona en la oficina. 

Por ello, en Fonvirtual utilizan y recomiendan la tecnología WebRTC la última tecnología de comunicaciones desarrollada entre otros por Google en código abierto y que permite disfrutar de las comunicaciones a través de un navegador de internet pudiendo acceder a las herramientas de comunicación como la centralita virtual de la empresa de la misma manera que accedemos al correo electrónico de gmail, yahoo o hotmail. A través de una URL, en cualquier lugar y con cualquier dispositivo, con calidad HD y la seguridad de la encriptación de las comunicaciones WebRTC.

En cuanto a las comunicaciones externas, la empresa necesita disponer de una solución de centralita virtual con capacidad para gestionar eficientemente las llamadas entrantes de los clientes o proveedores en función del horario para que las llamadas no lleguen a los empleados a cualquier hora. 

Además el sistema debe repartir esas llamadas entre las distintas extensiones de la centralita cloud en función del número de origen, el estado y la disponibilidad de cada uno en cada momento pero además cada extensión debe poder transferir esa llamada o incorporar a un compañero a la conversación en caso necesario.

En un contexto de teletrabajo, los trabajadores tienen que realizar las llamadas telefónicas profesionales desde su extensión mostrando el número corporativo para evitar que los clientes y proveedores vean su número personal. Además conviene en muchos casos que dichas conversaciones se graben o transcriban y se almacenen en el sistema.

Es importante que cada extensión guarde un historial de llamadas recibidas para que al recibir una nueva, nos muestre la identidad del llamante y el histórico de comunicaciones con ese cliente o proveedor.

Por último, en cuanto a las comunicaciones externas, y ya que no podemos desplazarnos, necesitamos contar con un sistema de videoconferencia sencillo y eficiente como el que hemos utilizado al hablar con Fonvirtual que permita organizar una videoconferencia en segundos y conectar con el cliente para hacer una reunión o demostración simplemente enviándole un enlace sin que este tenga que instalar nada gracias de nuevo a la tecnología WebRTC.

Para las comunicaciones internas en teletrabajo es vital que el sistema permite gestionar el estado de cada colaborador y que sus colegas puedan ver los estado en cada momento para saber si está disponible, si se encuentra hablando, ausente, etc.  

A falta de ver a los compañeros levantando la cabeza como ocurre en la oficina, las comunicaciones entre colegas deben ser muy fluidas y sencillas. En Fonvirtual hanoptado por una solución que permite que los trabajadores vean el estado de los colegas con los que trabajan habitualmente y puedan desencadenar una comunicación por chat, voz o vídeo con un sólo click. 

Su centralita cloud permite también la creación de grupos de chat y de listas de difusión que facilitan la comunicación en grupo tan necesaria para colaborar a distancia.

En determinadas empresas, prefieren que una persona reciba todas las llamadas y las transfiera manualmente a sus compañeros y la solución de Fonvirtual permite hacer esto con la ventaja de que la operadora ve la disponibilidad del resto de miembros de la empresa antes de intentar transferirles una llamada por lo que si ve que un compañero está en estado ausente, ni siquiera intentará hablar con él para preguntarle si le puede transferir una llamada.

Otra clave de las comunicaciones de empresa es la posibilidad de integrar la solución de telefonía con software de terceros como el CRM o la herramienta de helpdesk, por ejemplo desde Fonvirtual nos trasladan que “las demandas de integración son cada vez mayores sobre todo con los principales players de ese sector como Salesforce, Zendesk, Zoho, etc…”

Las herramientas de control horario son obligatorias en España y por tanto la empresa debe disponer de algún sistema que le permita controlar las horas trabajadas por sus empleados aunque estos se encuentren trabajando desde casa. Todos los sistemas físicos de control horario basados en dispositivos instalados en la oficina para “fichar” con una tarjeta, una huella dactilar o lo que sea, son inútiles en este contexto.

La solución de centralita virtual de Fonvirtual da respuesta a este requerimiento y va más allá y además de permitir el control horario, permite además la geolocalización y otras funcionalidades como la transcripción de las comunicaciones.

Pensemos en que el confinamiento no va a volver, seamos positivos y pensemos en que el teletrabajo conlleva ventajas para los trabajadores porque les permite ahorrar tiempo en desplazamientos, facilita la conciliación familiar y permite romper con la rutina y también conlleva ventajas para la empresa que puede ahorrar dinero en oficinas y en desplazamientos. Preparémonos las comunicaciones de nuestras empresas y negocios para poder seguir disfrutando del teletrabajo sin perder eficiencia en nuestras organizaciones.

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